CÂMARA MUNICIPAL DE PARIQUERA-AÇU - SP
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PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 05 DE 23 DE NOVEMBRO DE 2023.
Dispõe sobre a definição de critérios para a
avaliação, guarda e eliminação de documentos da
Câmara Municipal de Pariquera-Açu.
O PRESIDENTE DA CAMARA MUNICIPAL DE PARIQUERA-AÇU —
ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, faz saber que a
Câmara Municipal aprovou e ele sanciona e promulga a seguinte Resolução:
CAPÍTULOI
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Art. 1º Esta Resolução estabelece critérios sobre gestão documental, tais como a
avaliação, guarda e eliminação de documentos da Câmara Municipal de Pariquera-Açu.
$ 1º A tabela de temporalidade documental da Câmara Municipal de Pariquera-Açu
seguirá o modelo constante do Anexo L desta Resolução, cujos prazos para guarda e
eliminação de cada documento serão definidos através de Ato de Mesa.
$ 2º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e
reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
$ 3º E dever da Câmara Municipal a gestão de documentos como instrumento de apoio
à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.
CAPÍTULO II
DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Art. 2º São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer
suporte, inclusive o magnético, óptico, digital ou eletrônico, produzidos, recebidos ou
acumulados pela Câmara Municipal de Pariquera-Açu no exercício de suas funções e
atividades administrativas e legislativas.
Parágrafo único. À Câmara Municipal de Pariquera-Açu garantirá acesso aos
documentos de arquivo, nos termos da legislação vigente.
Art. 3º Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e
permanentes, na seguinte conformidade:
I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto
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às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas
consultados:
II - consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente que
aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que os tenham produzido, recebido
ou acumulado;
III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 4º Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda
temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:
I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda
na unidade produtora podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da
Câmara Municipal de Pariquera-Açu;
II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda
previstos no inciso [ deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles
contidas, para a eficácia da ação legislativa e administrativa, como prova, garantia de direitos
ou fonte de pesquisa.
CAPÍTULO III
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Art. 5º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da
avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a
destinação de cada espécie documental.
Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que
permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de
guarda e de sua destinação.
Art. 6º A Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal deve indicar
para cada tipo de documento, os prazos de guarda e destinação.
$ 1º Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de
guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.
$ 2º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor
histórico, probatório e informativo.
Art. 7º Para cada espécie documental deverá ser indicado o correspondente prazo de
guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados,
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a saber:
I - unidade produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento
deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido:
II - unidade com atribuições de arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o
documento deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal,
cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.
Parágrafo único. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação,
desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na unidade com
atribuições de arquivo da Câmara Municipal de Pariquera-Açu.
Art. 8º Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na unidade
produtora ou na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal são os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos
administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.
II - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por
precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.
Parágrafo único. O tempo de guarda dos documentos poderá ser dilatado sempre que
ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.
CAPÍTULO IV |
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA
Art. 9º A eliminação de documentos da Câmara Municipal é decorrente do trabalho de
avaliação documental conduzido por comissão específica, a ser designada pela Mesa Diretora,
e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Art. 10. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio
de "Relação de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo II, que faz
parte integrante desta Resolução.
Art. 11. AÀ Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, em decorrência da
aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos, fará publicar na imprensa oficial do
Município, o "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante
do Anexo III, que faz parte integrante desta Resolução.
Parágrafo único. O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá
consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso,
possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias
de peças de processos ou expedientes.
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“Deus seja louvado ”
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Art. 12. O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser
efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo
constante do Anexo IV, que faz parte integrante desta Resolução.
Parágrafo único. O "Termo de Eliminação de Documentos" será arquivado no
arquivo da Câmara Municipal para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos
na área de gestão de documentos.
Art. 13. A eliminação de documentos públicos, físicos, digitais ou eletrônicos, sem
valor para guarda permanente será efetuada por meio de fragmentação manual, mecânica ou
exclusão dos suportes de registro das informações.
CAPÍTULO V
DA GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS
Art. 14. São considerados documentos de guarda permanente:
I - Os indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos que serão
definitivamente preservados.
II - Aqueles definidos pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, com
fundamento na importância ou no valor histórico do documento.
Art. 15. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a
microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser recolhidos
ao arquivo da Câmara Municipal.
Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou
recolhidos ao arquivo da Câmara Municipal deverão estar avaliados, organizados,
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificação, acesso e controle.
Art. 16. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda
permanente.
CAPÍTULO VI
DA ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Art. 17. À Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo cabe propor à Mesa
Diretora a atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício
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das funções e atividades da Câmara Municipal.
Parágrafo único. As propostas de revisão ou atualização da Tabela de Temporalidade
de Documentos da Câmara Municipal deverão ser encaminhadas à Mesa Diretora para análise
e, se for caso, edição do respectivo Ato de Mesa.
CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18. Compete à Mesa Diretora da Câmara Municipal de Pariquera-Açu resolver os
casos omissos decorrentes da aplicação desta Resolução.
Art. 19. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Plenário Vereador Ivo Zanella, 23 de novembro de 2023.
linle TU
ARCELO MARIANO
Prêsidente Vice-Presidente
wELIANE VICCARO I; RIANOSKI ADIE E ANDERMO
1º Secretária 2º Secretário
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”
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ANEXOI
(de que trata o art. 1º)
Nome do Setor
Documento/assunto Prazos de guarda (em anos) Destinação final
Setor Arquivo geral | Eliminação Guarda
responsável | (intermediário) permanente
(corrente)
Justificativa
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ANEXO II
(de que trata o art. 10)
CÂMARA MUNICIPAL DE PARIQUERA-AÇU
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N,º * $AA /s E
SETOR:
DOCUMENTO:
DATA LIMITE:
QUANTIDADE DE CAIXAS OU NÚMERO DE UNIDADES:
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
SETOR:
DOCUMENTO:
DATA LIMITE:
QUANTIDADE DE CAIXAS OU NÚMERO DE UNIDADES:
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*fa CNPJ: 44.303.683/0001-21 $ Avenida Dr. Fernando Costa, nº 497, CEP 11930-000, Centro.
2 Telefone (13) 3856-1283 — Portal: WWw.pariqgueraacu.sp.leg.br
4 Correio eletrônico: camara(Qcamarapariquera.sp.gov.br
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
TOTAL DE CAIXAS OU DE UNIDADES:
LOCAL E DATA:
NOME DO PRESIDENTE DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO:
ASSINATURA:
ANEXO III
(de que trata o art. 11)
CÂMARA MUNICIPAL DE PARIQUERA-AÇU
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N.º *A /loleioik
O PRESIDENTE DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE AÁRQUIVO,
INSTITUÍDA. PELA RESOLUÇÃO Ni FERTEAATATAR DE EXAETATADEATATA ox
CONFORMIDADE COM OS PRAZOS DEFINIDOS NA TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS, FAZ SABER A QUEM POSSA INTERESSAR QUE, A PARTIR DO 30º DIA
SUBSEQUENTE À DATA DE PUBLICAÇÃO DESTE EDITAL, ELIMINARÁ OS DOCUMENTOS
ABAIXO RELACIONADOS.
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OS INTERESSADOS PODERÃO REQUERER ÀS SUAS EXPENSAS, NO PRAZO CITADO, O
DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS OU CÓPIA DAS PEÇAS, MEDIANTE PETIÇÃO,
DESDE QUE TENHA RESPECTIVA QUALIFICAÇÃO DE DEMONSTRAÇÃO DE LEGITIMIDADE
DO PEDIDO, DIRIGIDA À COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
SETOR:
DOCUMENTO:
DATA LIMITE:
QUANTIDADE DE CAIXAS OU NÚMERO DE UNIDADES:
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
SETOR:
DOCUMENTO:
DATA LIMITE:
QUANTIDADE DE CAIXAS OU NÚMERO DE UNIDADES:
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
TOTAL DE CAIXAS OU DE UNIDADES:
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*É'&' i CNPJ: 44.303.683/0001-21
V'_"f,f Avenida Dr. Fernando Costa, nº 497, CEP 11930-000, Centro.
- . Telefone (13) 3856-1283 — Portal: WWwWw.pariqueraacu.sp.leg.br
t Correio eletrônico: camara(Qcamarapariquera.sp.gov.br
ANEXO IV
(de que trata o art. 12)
CÂMARA MUNICIPAL DE PARIQUERA-AÇU
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N,º *A A /KA d o
AOS ** DIAS DO MÊS DE ***** Do ANO DE **** ÀA CÂMARA MUNICIPAL DE
PARIQUERA-AÇU, EM CONFORMIDADE COM OS PRAZOS DEFINIDOS NA TABELA DE
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS, PROCEDEU À ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS
ABAIXO RELACIONADOS.
SETOR:
DOCUMENTO:
DATA LIMITE:
QUANTIDADE DE CAIXAS OU NÚMERO DE UNIDADES:
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
SETOR:
DOCUMENTO:
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DATA LIMITE:
QUANTIDADE DE CAIXAS OU NÚMERO DE UNIDADES:
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
TOTAL DE CAIXAS OU DE UNIDADES:
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:
(NOME E ASSINATURA DO REPRESENTANTE DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO OUE PRESENCIOU A ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS).
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VERIFICAÇÃO DAS
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