PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº.
Institui o
Comissão
— DE 12 DE JUNHO DE 2025.
Arquivo Público Legislativo e a
Permanente de Avaliação
Dopgumental no âmbito do Poder Legislativo
de|Canela
Justificativa:
A presente resolução busca instituir o
RS.
Arquivo Público Legislativo e a
Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) no âmbito do Poder
Legislativo de Canela/RS, em resposta à i
e aprimoramento da gestão documental da Câm
imperat
va necessidade de modernização
ara de Vereadores. A justificativa
central para esta medida reside na premente demanda por salvaguardar a memória
institucional, promover a transparência e
dos documentos públicos.
especializada possibilitará a organização e
Assegu
ar a eficiência na administração
O contexto atual impõe a adoção de práticas contemporâneas de gestão
documental, que garantam a integridade, a segurança e a acessibilidade da
informação. A implementação de um arquivo públipo legislativo e de uma comissão
preseryação do acervo, proporcionando
um espaço adequado para a guarda e preservação dos documentos, tanto em
formato
físico quanto digital,
assegurando
AR memória institucional e a
disponibilidade para futuras consultas. A adoção de instrumentos como o Plano de
Classificação de Documentos (PCD) e a
Tabela
de Temporalidade e Destinação
Final de Documentos (TTD) otimizará a drganização e o fluxo dos documentos,
facilitando o acesso à informação e a tomad
o controle social. Além disso, busca-se a ra
a de decisões.
A resolução visa assegurar o agesso da comunidade aos documentos
públicos, em conformidade com a legislação vigente, promovendo a transparência e
cionalização e a eficiência dos arquivos,
airavés da gestão de documentos em duas fabes correntes, intermediárias e
permanentes. A iniciativa está em consonância cdm a Lei Federal nº 8.159/1991,
que dispõe sobre a política nacional de arduivos públicos e privados, e com a Lei
Federal nº 12.527/2011, que regula o acessd à informação.
Espera-se que a implementação desta resolução traga benefícios
substanciais, como a melhoria da organização e preservação do acervo documental,
a agilidade no acesso à informação, o auménto da transparência e o fortalecimento
da memória institucional do Poder Legislativo de Cahela/RS.
Câmara|Municipal Canela, 12 de junho de 2025.
Luiz Felipe Caputo Taulois no i ffmann
Presidente Viceyhresidente
Lucas de Agé
1º Secretário
PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº.| , DE|12 DE JUNHO DE 2025.
Instiui o Arquivo Público Legislativo
e à Comissão Permanente de
Avaljação Documental no âmbito do
Poder Legislativo de Canela/RS, e
dá otras providências.
Art. 1º Fica instituído o Arquivo Públich Legislativo de Canela/RS, vinculado à
Mesa Diretora e instalado em sala própria no prédio administrativo da Câmara de
Vereadores, para a gestão documental, assegurando a segurança da informação, a
integridade dos documentos e a eficácia na recuperação da informação, por meio da
implementação da Gestão de Documentos, nr do os arquivos físicos e digitais
do Legislativo Municipal.
Art. 2º A Gestão de Documentos, do Arquivo Público Legislativo de
Canela/RS será coordenada pela Mesa Diretora, a qual compete:
| - formular a política de gestão de dotumentps e coordenar a sua execução
no âmbito do Poder Legislativo Municipal;
H - estabelecer e divulgar diretrizes & normas de gestão e preservação de
documentos;
HI - garantir o acesso às informações & aos atquivos da Câmara, observadas
as restrições legais aplicáveis;
IV - assegurar a gestão, a preservação e o cantrole dos documentos sob sua
custódia;
V - cumprir os prazos definidos |nas Tabelas de Temporalidade de
Documentos, coordenar a eliminação dos documentos sem valor e garantir a
preservação dos documentos de valor histórico, prdbatório e informativo; autorizar
as eliminações de documentos produzidos, fecebidós e acumulados pela Câmara,
desprovidos de valor permanente, em conforinidade lcom o art. 9º da Lei Federal nº
8.159/1991;
VI - propor programas de ação educativa, sodial e editorial para aproximar a
instituição da comunidade e promover a recuperdção da memória coletiva e a
pesquisa sobre a história do Municipio a partif do acervo sob sua guarda;
Vil - acompanhar e colaborar no | desenvolvimento de programas de
informatização, na gestão de documentos Higitais|e na instalação de sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos
VIll - regulamentar e atualizar o Plan de Classificação de Documentos e a
Tabela de Temporalidade e Destinação Final dê Documentos, por meio de
Resolução da Mesa Diretora, mediante proposta bla Comissão Permanente de
Avaliação Documental;
x - garantir a acessibilidade aos documentos físicos e orientar a
acessibilidade digital, quando cabível.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, |à classificação, à tramitação, ao uso, à
avaliação e ao arquivamento de documentos nag fases corrente, intermediária e
permanente, visando à sua eliminação ou af recolhimento para guarda permanente,
assegurando a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Art. 4º Para qualificar o processâmento | técnico dos documentos e o
tratamento das informações, os documentos públicos são classificados em
correntes, intermediários e permanentes:
S 1º Documentos correntes são aqueles em trâmite ou que, mesmo sem
movimentação, são frequentemente consultados.
8 2º Documentos intermediários são Aqueles que, não sendo de uso corrente
na Câmara, aguardam eliminação ou recolhimentp para guarda permanente, por
razões de interesse administrativo.
8 3º Documentos permanentes são conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo, que dever ser definitivamente preservados.
8 4º Tratamento da informação compteende b conjunto de ações referentes à
produção, à recepção. à classificação, à utilização, ao acesso, à reprodução, ao
transporte, à transmissão, à distribuição, ab arquiamento, ao armazenamento, à
eliminação, à avaliação, à destinação e ao cântrole dia informação.
Art. 5º O Arquivo Público Legiglativo |de Canela/RS supervisionará
tecnicamente todos os arquivos e protocolos do Poder Legislativo Municipal, sem
prejuízo da subordinação administrativa, com o objetivo de:
| - assegurar a gestão sistêmica dg documentos e informações, inclusive
documentos digitais;
| - agilizar o acesso aos documentos é inforniações:
Hl - garantir a preservação de documentos |de valor histórico, probatório e
informativo.
Art. 6º Fica determinada a adoção, nb âmbitb do Arquivo Público Legislativo
de Canela/RS, do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de
Temporalidade e Destinação Final de Documentos (TTD) como instrumentos
orientadores da Gestão Documental.
8 1º O Plano de Classificação de Doqumentdgs é o instrumento que vincula e
preserva o contexto lógico de criação do| documento, estruturado em Classes,
Subclasses, Grupos, Subgrupos e Documentos que originam as informações e os
documentos arquivísticos da Câmara.
8 2º A elaboração do Plano de Classificação de Documentos pressupõe o
conhecimento completo da função da Casa & suas htividades, para definir os fluxos
documentais de cada ação desempenhada np órgão,
8 3º A Tabela de Temporalidade e Destinação Final de Documentos é o
instrumento que define os prazos e locais de guarda dos documentos, de acordo
com seu ciclo vital e valores, com base na É sia rá
8 4º Os prazos da Tabela de Têmporalidade e Destinação Final de
Documentos são contados a partir da data dê produção do documento.
8 5º O ciclo vital dos documentos compreende as etapas desde a criação ou
recebimento, utilização primária, guarda até a destinação final, que pode ser a
eliminação ou a guarda permanente.
Art. 7º A Mesa Diretora será resporjsável pela Gestão Documental, a qual
compete:
| - preservar e disponibilizar o acervo arquivístico produzido e recebido no
exercício das funções e atividades da Câmarh;
IH - realizar a eliminação de documentos | após avaliação da Comissão
Permanente de Avaliação Documental e publicar o edital de Ciência e Eliminação de
Documentos;
HI - atender às solicitações de empréstimo e donsulta de documentos sob sua
guarda, respeitando os níveis de acesso e rektrições:
Iv - orientar e supervisionar as atividades do Arquivo;
V - orientar a aplicação do Plano de Clastificação de Documentos e da
Tabela de Temporalidade e Destinação Final de Documentos;
VI - executar serviços de gestão da guarda externa dos documentos, se
necessário, nas fases intermediária e permanente, |seguindo critérios predefinidos,
incluindo controles de remessa, empréstimo é destinação.
Art. 8º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação Documental -
CPAD, vinculada à Mesa Diretora, compósta par quatro servidores do Poder
Legislativo, designados por Portaria, com as Seguintes atribuições:
| — avaliar a documentação produzida e acumulada pelo Poder Legislativo,
definindo prazos de guarda e destinação final
H — elaborar propostas de Plano de Classificação de Documentos e de Tabela
de Temporalidade e Destinação Final de Documentok, bem como suas atualizações.
e apresentá-las à Mesa Diretora;
Hl — orientar a aplicação do Plano de Classificação de Documentos e da
Tabela de Temporalidade e Destinação Final le Docmentos;
iv — zelar pelo cumprimento das normas legais de preservação e
disponibilização do patrimônio documental dg Poder Legislativo;
V — auxiliar na implementação da polia de cesso à informação na Câmara
Municipal, nos termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
VI — atuar como instância consultiva em fecursos sobre solicitações de
acesso a informações não atendidas ou ndefenass
VIl — estabelecer prazos de guarda e destinação de documentos relacionados
a atividades não previstas na tabela;
Vit — relacionar anualmente os [documéntos a serem eliminados e
encaminhá-los à Mesa Diretora;
IX — estabelecer normas internas de funcionamento.
Parágrafo único. Na eliminação de dgcumentos, a Comissão Permanente de
Avaliação Documental conduzirá o processo de avaliação e seleção, conforme a
legislação. /1)
Art. 9º A eliminação de documentos públ
ocorrerá após autorização da Mesa Difetora,
cos do Legislativo Municipal só
mediante avaliação prévia da
Comissão Permanente de Avaliação Documental da Câmara Municipal de
Vereadores de Canela/RS.
S 1º Documentos de guarda peimanente não serão eliminados após
microfilmagem, digitalização ou outra reprodugão, devendo ser preservados
conforme a legislação.
8 2º Documentos de valor permahente taracterizados com importância
histórica ou cultural serão mantidos.
Art. 10. Quem descumprir esta Resblução estará sujeito a responsabilidade
administrativa, civil e penal, conforme a legislação.
Art. 11. As despesas desta Resolução correrão por dotações orçamentárias
próprias.
Art. 12. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Câmara/Municipal Canela, 12 de junho de 2025.
Luiz Felipe Caputo Taulois
Presidente
Lucas de A EM.
1º Secretário
Rodrl