PREFEITURA MUNICIPAL DE
SÃO SEBASTIÃO DO CAÍ
ESTADOPDTRTO ENT DO
CÂMARA MUNICIPAI
CÂMARA MUNICIPAL
SÃO SEBASTIÃO DO CAÍ
nº fo1/022
PROJETO DE LEI Nº 072/2022
| SÃO SEBASTIÃO DO Cal
CRIA (6) ARQUIVO
PÚBLICO
MUNICIPAL, INSTITUI A COMISSÃO
PERMANENTE DE . AVALIAÇÃO
DOCUMENTAL E DA OUTRAS
PROVIDÊNCIAS.
JÚLIO CÉSAR CAMPANI, Prefeito Municipal de São Sebastião do Caí,
FAÇO SABER, que a Câmara Municipal de Vereadores aprovou e eu
sanciono e promulgo a seguinte Lei:
Art. 1º Fica criado o Arquivo Público Municipal, vinculado à Secretaria
Municipal da Administração, Gestão e Recursos Humanos ao qual se vinculam
todas as Secretarias e órgãos do Município que desempenhem atividades de
protocolo, arquivo e produção de documentos.
8 1º O Arquivo Público Municipal é instituído como mecanismo de gestão e
de proteção especial a documentos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, à história e como elemento de prova e informação.
8 2º O Arquivo Público Municipal será responsável pela gestão de
documentos, considerando o conjunto de procedimentos referentes à sua
classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e
intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2º O Arquivo Público é o órgão do poder público com a função de:
| - formular a política municipal de arquivos e exercer orientação normativa,
visando à gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.
1 - implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos
arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela Administração Pública, no
seu âmbito de atuação.
WII - promover a organização, a preservação e o acesso dos documentos de
valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos e entidades do
Município.
Art. 3º O Arquivo Público Municipal tem como finalidades precípuas:
| - orientar tecnicamente a execução das atividades de protocolo e arquivo
das diversas unidades setoriais do Município;
Il - estabelecer normas de organização e funcionamento para os arquivos e
protocolos de documentos, observado todo o seu ciclo vital;
HI - assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do
Município;
IV - garantir o acesso aos documentos e às informações neles contidas,
observadas as restrições legais;
V - guardar e preservar os documentos de origem privada, declarados de
interesse público e social, no que couber;
VI - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
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VII — racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
VII — preservar o patrimônio documental arquivístico da administração
pública municipal.
Art. 5º Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação Documental,
composta por, no mínimo, 03 (três) servidores efetivos, designados por Portaria,
com as seguintes atribuições:
1 - avaliar a documentação e definir os prazos de guarda e destinação
documental;
Il - auxiliar na elaboração de instrumentos de gestão documental;
HW - zelar pelo cumprimento dos preceitos legais que norteiam a
preservação e disponibilização do patrimônio documental do Município;
IV - realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e
seleção da documentação produzida recebida e acumulada no seu âmbito de
atuação, com vistas ao estabelecimento dos prazos de guarda, bem como a
destinação final dos documentos de arquivo;
V - elaborar e atualizar os Planos de Classificação de Documentos e de
Tabelas de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das
atividades-fim;
VI - orientar quanto à aplicação dos planos de classificação e das Tabelas
de Temporalidades;
VII - manter intercâmbio com os demais setores do Município, para prover
e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços, bem como encadear
ações;
VIII - coordenar o processo de transferência e recolhimento de documentos
ao Arquivo Público Municipal, quando for o caso.
Art. 6º As Secretarias Municipais deverão promover o devido apoio ao
sistema implantado por esta lei, especialmente cabendo-lhes observar as
normativas relativas à remessa dos documentos ao Arquivo Público Municipal, bem
como auxiliar, sempre que solicitado, em relação à classificação dos documentos.
Parágrafo único. Os documentos enviados, para fins de recolhimento ao
Arquivo Público Municipal, deverão estar classificados, organizados, higienizados,
acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação e controle.
Art. 7º A Tabela de Temporalidade de Documentos deverá promover a
classificação do acervo como correntes, intermediários e permanentes.
8 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
$ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de
uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
$ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.
8 4º Os documentos permanentes de caráter histórico e cultural poderão
ser objeto de guarda, visualização e consulta em outros órgãos do Município,
desde que haja relevante interesse público.
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Art. 8º A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela
administração pública municipal, ou demais instituições municipais de caráter
público, somente será permitida mediante observância da Tabela de
Temporalidade de Documentos, sempre precedida de edital com prazo de
divulgação de, no mínimo, 30 (trinta) dias.
Art, 9º A instituição do Arquivo Público Municipal não afasta o dever de
preservação, pelas pessoas físicas e jurídicas privadas, dos documentos relativos
às prestações de contas, comprobatórios, ou afins, decorrentes de parcerias ou
convênios ajustados com o Município.
Art. 10. As despesas com a execução da presente Lei serão atendidas
pelas dotações orçamentárias próprias.
Art. 11. Fica o Executivo Municipal autorizado a regulamentar a presente
Lei, no que couber, através de Decreto.
Art. 12. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
Gabinete do Prefeito Municipal de São Sebastião do Caí,
JÚLIO CÉSAR CAMPANI TT,
Prefeito Municipal
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EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
Senhor Presidente
Nobres Vereadores
Encaminhamos o anexo Projeto de Lei que objetiva criar o Arquivo Público
Municipal, instituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental e dá outras
providências.
A instituição do Arquivo Público Municipal tem como objetivo principal a
promoção do armazenamento ordenado de documentos públicos vinculados ao Município,
abrangendo tanto aqueles de natureza privada a ele vinculados, quanto aos demais
mantidos em sua posse facilitando, dessa forma, a consulta aos órgãos do Município, bem
como, aos munícipes, observadas as leis pertinentes.
A franquia dos documentos a quem dele necessitar encontra-se prevista no art.
216, 8 2º da Constituição Federal, também arrimada na Lei Federal nº 12.527/11 (Lei do
Acesso a Informações). Por sua vez a Lei Federal nº 8.159/91 dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados, normativo que impõe o dever de gestão
documental, bem como a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento
de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, e como elemento de
prova e informação.
Dessa forma a criação do arquivo municipal servirá como instrumento de
gestão voltado à transparência e eficiência administrativa e ao desenvolvimento político e
social, interesses que permeiam toda a sociedade, levados a efeito, no caso ora submetido
à apreciação desta Casa Legislativa, mediante preservação dos conjuntos documentais
que encerram valor probatório, informativo ou histórico como garantia do direito à
informação e à memória que constituem o patrimônio documental do Município.
A criação do Arquivo Público Municipal conferirá maior segurança jurídica em
relação à Administração, mediante preservação de documentos dotados de caráter
probatório, bem como eliminação segura dos similares que não se fazem mais
necessários, gerando otimização de espaço, bem como permitindo a criação de um
arquivo histórico.
Gize-se, ao final, que a eliminação de documentos públicos ou de caráter
público produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública municipal se dará
mediante analise dos parâmetros contidos na Tabela de Temporalidade de Documentos, a
ser instituída por Decreto Municipal.
Diante do exposto, solicito aos Nobres Edis que o referido Projeto de Lei seja
votado nos termos ora propostos.
Gabinete do Prefeito Municipal de São Sebastião do Cai, aos 09 dias do mês
de junho de 2022.
AEE EG nem
JÚLIO CÉSAR CAMPANI TS
Prefeito Municipal
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Os/os |
| SÃO : SEBASTIÃO DO CAÍ
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COMISSÃO GERAL DE PARECERES
Assunto: Expediente - PM 072/2022 - CM 161/22
Relatora: Nilse Maria Alves de Lima
Projeto de lei do Executivo Municipal que cria o
Arquivo Público Municipal, institui a Comissão
Permanente de Avaliação Documental e dá outras
providências.
PARECER
A criação do Arquivo Público Municipal é de extrema importância para a conservação dos
documentos públicos do administrativo, por isso, dou parecer favorável à aprovação do projeto de
lei.
Em 15 de junho de 2022.
Me E ALVES DE LIMA
Relatora
Voto dos Vereadores Anastácio da Silva e Cesar dos Santos Junior: de acordo com a relatora.
PARECER CONCLUSIVO
A CGP é, por unanimidade, favorável à aprovação do projeto de lei.
Em 15 de junho de 2022.
OR
Presidente
AUSENTE
DILSON DIOCLECIO PIRES
AUSENTE A , No
JOÃO MARCOS DUARTE GUARÁ S S DE LIMA