norma nº 206/2011

LEI 206/2011 
“Dispõe sobre a política de gestão documental no âmbito do 
Poder Legislativo Municipal, cria Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos – CPAD, e dá outras providências.” 
O Prefeito Municipal de Nortelândia – Estado de Mato Grosso, Sr. NEURILAN FRAGA, faz saber 
que a Câmara Municipal aprovou e ele sanciona a seguinte lei: 
Art. 1º Fica criado na Câmara Municipal de Nortelândia, Estado de Mato Grosso, o Arquivo Publico 
do Legislativo como unidade Administrativa subordinado a Secretaria Geral, com a finalidade de organizar o 
sistema de arquivo de documentos desde sua produção até sua destinação final por meio de eliminação ou
guarda permanente, com vista a racionalização e eficiência administrativa, bem como a preservação do 
patrimônio documental de interesse financeiro, histórico e cultural. 
Art. 2° Compete ao Arquivo Público do Legislativo, a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos, e recebidos pelos órgãos e entidades publicas do Município, bem como preservar e facultar o 
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar a implementação a política municipal de arquivo. 
Art. 3º São considerados sigilosos, os documentos referentes à honra e a imagem das pessoas com 
acesso restrito ao interessado. 
Art. 4° A organização do Arquivo Público do Legislativo, tem por objetivo: 
I - redução da massa documental; 
II - agilidade na recuperação dos documentos e das informações; 
III - eficiência administrativa; 
IV - melhor conservação dos documentos de guarda permanente; 
V - racionalização da produção e do fluxo de documentos; 
VI - liberação de espaço físico. 
VII - incremento a pesquisa de interesse histórico-cultural; 
VIII - garantir acesso às informações contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as 
restrições de interesse administrativo. 
IX - custodiar os documentos de valor temporário e permanente, acumulados pelos órgãos 
municipais da administração direta e indireta, dando-lhes tratamento técnico de conservação. 
Art. 5° Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos-CPAD, compostos 
pelos titulares dos Serviços de Contabilidade, Serviço de Pessoal e Vereadores, sob a presidência do 
Contador, para promover o levantamento e a identificação das séries documentais, produzidas, recebidas ou 
acumuladas. 
Art. 6° Os documentos serão classificados segundo critérios estabelecidos pelo Art. 8° da Lei 
Federal n° 8.159 em: Correntes, Intermediários e Permanentes. 
§ 1° Consideram-se documentos correntes, aqueles em curso, ou que mesmo sem movimentação que 
serão mantidos em arquivos pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos, constituam objeto de consultas 
freqüentes, que são: documentos de despesa, documentos de receita, balancetes mensais, prestações de 
contas, processos licitatórios, extratos bancários, relatório de gestão, relatório resumido da execução 
orçamentária, cadastro imobiliário e cadastro fiscal, ressalvado os casos em que as contas anuais relativas aos 
seus respectivos exercícios, caso ainda não tenha sido examinadas e julgadas pelo Egrégio Tribunal de 
Contas de Mato Grosso, haverá a necessidade de sua guarda ou conservação no que tange ao aspecto contábil 
e financeiro. 
 
§ 2° Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou o recolhimento para guarda 
permanente, que são: ofícios recebidos, ofícios expedidos, contratos, convênios, requerimentos, alvarás, 
certidões, licenças, requisições de materiais, ordem de serviço, notificações e circular. 
§ 3° Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e 
informativo que devam ser definitivamente preservados, que são: leis, decretos, portarias, pareceres, 
processos judiciais, processos Administrativos, sindicâncias, processos de aposentadorias e pensões, 
contribuições previdenciárias, contribuições do FGTS, contribuições do PASEP, prontuários de servidores 
ativos e inativos, livros contábeis, livros de registros de pessoal e de sessões legislativas, plantas e projetos 
de engenharia, publicações oficiais, filmes e fotos de interesse histórico-cultural, publicações de interesse 
histórico-cultural, escritura pública, cadastro imobiliário – desativado e cadastro fiscal – desativado. 
Art. 7º Faz parte integrante desta lei a tabela de temporalidade e destinação de documentos de 
arquivo do Poder Legislativo Municipal, constante no anexo I.
Art. 8° A eliminação de documentos classificados no § 2° do artigo anterior, dependerá de 
autorização por Decreto Legislativo, e será formalizada por meio de registro de ata assinada pelos integrantes 
do CPAD, a qual consignará a quantidade de documentos, data limite de guarda, espécie de documentos 
eliminados e os meios utilizados para destruição. 
Parágrafo único. A destruição física dos documentos poderá ser feita por incineração, destruição 
mecânica, transformação em aparas, ou por outro meio adequado a critério da CPAD. 
Art. 9° Esta lei entrará em vigor na data de sua publicação. 
Paço Municipal Pedro Coelho Ormond, Sede do Município de Nortelândia – MT, aos 11 dias do mês 
de março de 2011, 57º da Emancipação Político-Administrativa. 
Neurilan Fraga 
Prefeito Municipal 
ANEXO - I 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA 
CÂMARA MUNICIPAL. 
PRAZO DE GUARDA SÉRIES 
DOCUMENTAIS/ASSUNTO Arquivo 
Corrente 
Arquivo 
Central 
DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÃO
Atas 5 anos 15 anos Permanente 
Inseridas e 
disponibilizada 
no site 
institucional 
Balancetes e Balanço Geral 
recebidos da Prefeitura 
Municipal 
Até aprovação 
das Contas – 
TCE-MT 
05 anos Eliminação 
Disponibilidade 
no site do 
TCE/MT 
Contas Anuais da Prefeitura e 
Câmara recebido do TCE/MT 
após o julgamento 
05 anos 10 anos Permanente 
Disponibilidade 
no site do 
TCE/MT 
Ofícios (recebidos e 
expedidos) 
* De atividades finalísticas 05 anos 10 anos Permanente 
* De cumprimentos 02 anos 03 anos Eliminação 
* De mero encaminhamento 02 anos 03 anos Eliminação 
* De pedido diversos 05 anos 05 anos Eliminação 
* De rotinas administrativas 05 anos 05 anos Eliminação 
Proposições Legislativas de 
Vereadores e Ex-Vereadores 05 anos 05 anos Permanente 
Leis Municipal, decretos, 
portarias, pareceres, processos 
judiciais, processos 
Administrativos, sindicâncias, 
processos de aposentadorias e 
pensões, contribuições 
previdenciárias, contribuições 
do fgts, contribuições do 
pasep, prontuários de 
servidores ativos e inativos, 
livros contábeis, livros de 
registros de pessoal e de 
sessões legislativas, plantas e 
projetos de engenharia, 
publicações oficiais, filmes e 
fotos de interesse histórico￾cultural, publicações de 
interesse histórico-cultural, 
escritura publica, cadastro 
05 anos 15 anos Permanente 
imobiliário – desativado e 
cadastro fiscal – desativado. 
Regimento Interno e Lei 
Orgânica Municipal 
Enquanto 
vigora 15 anos Permanente 
Inseridas e 
disponibilizada 
no site 
institucional 
Contratos, convênios, 
certidões, licenças, requisições 
de materiais, ordem de serviço, 
notificações e circular. 
05 anos 05 anos Eliminação 
SÉRIES 
DOCUMENTAIS/ASSUNTO
PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÃO
Organograma Enquanto 
vigora 15 anos Permanente 
Processos Licitatórios Até aprovação 
da conta 05 anos Eliminação 
Diárias Até aprovação 
da conta 05 anos Eliminação 
Projeto e Lei Orçamentária 
Anual, Lei de Diretrizes 
Orçamentárias e Plano 
Plurianual 
Enquanto 
vigora e até 
julgamento da 
conta 
05 anos Eliminação 
Inseridas e 
disponibilizada no 
site institucional 
Projeto de Lei de autoria do 
Poder Executivo 
Após a Sanção 
da Lei pelo 
Poder Executio 
05 anos Eliminação